Datenschutzerklärung
Allgemeiner Hinweis und Pflichtinformationen
Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website und unser Kundenportal nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.
Verantwortliche Stelle
Inhaber: Torsten Thiel
Brandsaal 9
23689 Techau
E-Mail: info@fluchtplan-erstellung.de
Tel.: 04504/707172
Die verantwortliche Stelle entscheidet allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, Kontaktdaten o. Ä.).
Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung
Nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung sind einige Vorgänge der Datenverarbeitung möglich. Ein Widerruf Ihrer bereits erteilten Einwilligung ist jederzeit möglich. Für den Widerruf genügt eine formlose Mitteilung per E-Mail. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde
Als Betroffener steht Ihnen im Falle eines datenschutzrechtlichen Verstoßes ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde bezüglich datenschutzrechtlicher Fragen ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes, in dem sich der Sitz unseres Unternehmens befindet. Eine Liste der Datenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten finden Sie unter:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html
Recht auf Datenübertragbarkeit
Ihnen steht das Recht zu, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an Dritte aushändigen zu lassen. Die Bereitstellung erfolgt in einem maschinenlesbaren Format. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.
Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Verarbeitung. Außerdem können Sie die Berichtigung unrichtiger Daten, die Löschung oder die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.
Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, soweit die Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse beruht. Legen Sie Widerspruch ein, prüfen wir die Gründe und stellen die Verarbeitung ein, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe entgegenstehen.
Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die im Impressum genannten Kontaktdaten.
SSL-/TLS-Verschlüsselung
Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL/TLS) über HTTPS.
Hosting der Website und des Backends
Die öffentlich erreichbare Website (Marketing-Seiten) hosten wir bei der ALL-INKL.COM - Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf (all-inkl.com).
Das Backend unseres Kundenportals (API, Datenbank, Dateiablage für Anfragen, Pläne und Projektdateien) betreiben wir auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen.
Beide Anbieter verarbeiten personenbezogene Daten nur im Auftrag und nach unseren Weisungen (Auftragsverarbeitung). Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, leistungsfähigen Betrieb) sowie – soweit Anfragen und Aufträge betroffen sind – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Server-Log-Dateien
Beim Besuch der Website und bei Zugriffen auf die API erheben und speichern die jeweiligen Hosting-Anbieter bzw. unser System automatisch Informationen, die Ihr Browser bzw. Client übermittelt. Dazu können gehören: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage sowie IP-Adresse.
Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen zu Profiling-Zwecken findet nicht statt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an technischer Stabilität und Sicherheit).
Cookies und Sitzungsdaten
Unsere Website und das Kundenportal verwenden technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Speichertechniken.
Für das Kundenportal setzen wir insbesondere ein HttpOnly-Cookie (portal_token) ein, um Sie nach dem Login angemeldet zu halten. Dieses Cookie ist für die Nutzung des Portals erforderlich und wird nach Ablauf der Sitzung bzw. beim Abmelden ungültig bzw. gelöscht (Laufzeit bis zu 7 Tage).
Zusätzlich kann der Browser lokal technische Merker speichern (z. B. localStorage für Editor-Hinweise), die keine personenbezogenen Profildaten an Dritte übermitteln.
Das Setzen technisch notwendiger Cookies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Analyse- oder Marketing-Cookies setzen wir derzeit nicht ein; falls das später der Fall sein sollte, werden wir Sie gesondert informieren und – soweit erforderlich – um Einwilligung bitten.
Kontaktformular und Anfragen
Treten Sie über unser Kontakt-/Anfrageformular oder per E-Mail mit uns in Kontakt, werden die von Ihnen gemachten Angaben (z. B. Name, Firma, Adresse, E-Mail, Telefon, Objektangaben) sowie hochgeladene Unterlagen (z. B. Grundrisse, Altpläne) zum Zweck der Bearbeitung der Anfrage, der Angebotserstellung und möglicher Anschlusskommunikation gespeichert und verarbeitet.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Bearbeitung auf unserem berechtigten Interesse an einer effizienten Kommunikation beruht.
Kundenportal, Benutzerkonto und Projektdaten
Für die digitale Auftragsabwicklung betreiben wir ein Kundenportal („Mein Bereich“). Dort können Kunden- und Mitarbeiterkonten angelegt werden. Verarbeitet werden insbesondere: Zugangsdaten (E-Mail, Passwort in gehashter Form), Profil-/Adressangaben, Projekt- und Auftragsdaten, Statusinformationen, Kommunikationsvermerke sowie Dateien und Editor-Inhalte (inkl. platzierter Symbole und hinterlegter Fotos am Plan).
Mitarbeiterkonten dienen der internen Bearbeitung; Kundendaten und Projektdateien sind nur berechtigten Personen zugänglich.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die sichere technische Bereitstellung des Portals.
Automatische E-Mails
Im Rahmen von Anfrage und Auftrag versenden wir automatisierte E-Mails, soweit dies für den Ablauf erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere: Bestätigung bzw. Verifizierung der Anfrage, Informationen zum Bearbeitungsstand, Hinweise zum Online-Editor und zur Prüfung, Angebote und Auftragsbestätigungen, Rechnungen (ggf. mit PDF-Anhang), Passwort-Zurücksetzen sowie interne Team-Benachrichtigungen an unsere Mitarbeiter.
Empfänger sind die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse bzw. bei internen Mails unsere Mitarbeiterpostfächer. Der Versand erfolgt über den SMTP-Dienst unseres Website-Hosters ALL-INKL.COM - Neue Medien Münnich (all-inkl.com); technische Protokolle (z. B. Zustellversuche) können kurzzeitig gespeichert werden.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit der Versand der Vertragsdurchführung dient oder vorvertraglich erforderlich ist, ist keine gesonderte Einwilligung nötig. Sie können dem Erhalt nicht erforderlicher Nachrichten widersprechen; für den Vertragsablauf notwendige Mails bleiben davon unberührt.
Speicherdauer
Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Im Einzelnen gilt insbesondere:
Portal-Login (Cookie portal_token): bis zu 7 Tage bzw. bis zur Abmeldung.
Links zur E-Mail-Verifizierung: 72 Stunden. Links zur erstmaligen Passwortvergabe (Einrichtung nach Annahme): 7 Tage. Links zum Zurücksetzen des Passworts („Passwort vergessen“): 60 Minuten. Formular-/Sicherheitstoken zur Absicherung der Anfrage: nur kurzzeitig für den jeweiligen Vorgang.
Anfragen einschließlich Uploads, die nicht zu einem Auftrag führen (z. B. Angebot abgelehnt oder Angebotsgültigkeit abgelaufen): in der Regel 6 Monate, anschließend automatische Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Projektdaten im Kundenportal (inkl. Pläne, Editor-Inhalte und hinterlegter Fotos): nach Abschluss des jeweiligen Projekts in der Regel bis zu 3 Jahre, soweit sie für Nachfragen, Aktualisierungen oder die Nachvollziehbarkeit der Leistung noch benötigt werden; gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt und können eine längere Speicherung einzelner Unterlagen erfordern.
Angebots-, Auftrags- und Rechnungsunterlagen: nach den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben typischerweise 6 Jahre bzw. 10 Jahre.
Server-Log-Dateien und Sicherungen der Hosting-Anbieter: Bei all-inkl sind Zugriffs-Logs derzeit auf 7 Tage eingestellt. Website-/FTP-Sicherungen hält all-inkl in der Regel in zwei Ständen vor (ca. bis 2 Wochen bzw. bis 4 Wochen alt); Datenbanksicherungen typischerweise in drei Ständen (Vortag, ca. 5–8 Tage, ca. 9–12 Tage) — Angaben laut all-inkl-Dokumentation zur Datensicherung. Das Portal-Backend betreiben wir auf einem Cloud-Server bei Hetzner (Standort Deutschland). Automatische Hetzner-Cloud-Backups waren zum Stand der Konkretisierung nicht aktiviert; sobald wir sie einschalten, werden laut Hetzner typischerweise bis zu 7 tägliche Backups vorgehalten. Betriebssystem- und Anwendungsprotokolle auf dem Server beschränken wir auf das betrieblich Erforderliche (orientierend wenige Tage bis wenige Wochen). Technische Mail-Zustellprotokolle halten wir orientierend an wenigen Tagen.
Anschließend werden die Daten gelöscht oder die Verarbeitung eingeschränkt.
Schriftarten
Zur einheitlichen Darstellung binden wir Schriftarten (Montserrat, Raleway) lokal über unsere Website ein. Beim Seitenaufruf werden dazu keine Verbindungen zu Google oder anderen Schrift-CDNs hergestellt.
Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Fragen zum Datenschutz
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung wenden Sie sich bitte an Torsten Thiel, E-Mail: info@fluchtplan-erstellung.de.